Que ce soit pour envoyer un courrier électronique à un collègue, à un client ou dans le cadre d’une stratégie emailing, certaines erreurs ont la peau dure. Mais ne vous inquiétez pas : avec un peu d’attention, il est tout à fait possible de les éviter. Vous vous demandez comment écrire un email professionnel clair et efficace. Dans ce cas, évitez ces 5 erreurs courantes !
1. Rédiger un objet d’email peu clair
Lorsque nous rédigeons un email, nous souhaitons parfois aller au plus vite. Cela peut avoir comme conséquence d’écrire un objet de courriel peu clair, du type « important ».
N’oubliez pas d’être précis, par exemple « Mission 1 - Livrable à relire ».
Dans le cas de newsletters ou d’emails marketing, l’objet est d’autant plus important : c’est lui qui va déterminer le taux d’ouverture. Il faut donc donner envie de lire le corps de l’email.
Pour cela, utilisez des méthodes de copywriting et des formules directes qui attirent l’attention, comme : « 3 secrets de pro pour réussir votre email professionnel ».
2. Se tromper de destinataire lors de l’envoi de votre courrier électronique
Ce sont des choses qui arrivent, mais qui peuvent avoir des conséquences importantes. Encore plus si vous transmettez des informations confidentielles ou personnelles.
Vérifiez bien que vous vous adressez à la bonne personne avant de cliquer sur le bouton « envoi ».
Dans le cas de messages collectifs, n’écrivez pas les adresses email de tous vos destinataires dans le champ « Cc ». Au contraire, utilisez le champ « Cci ».
Bon à savoir : Pour une stratégie emailing et l’envoi de mails en masse, vous pouvez utiliser un service de publipostage plutôt qu’un service de messagerie classique. Par exemple : MailChimp, Brevo…
3. Ne pas saluer votre interlocuteur dans l’entête de l’email
Toujours pressé par le temps, il est possible que vous ayez envie de rentrer tout de suite dans le vif du sujet – et nous pouvons vous comprendre.
Toutefois, une petite salutation fait toujours plaisir et fait preuve de professionnalisme !
Aussi, commencez votre email ou votre newsletter par « Monsieur, Madame », voire même par le prénom de votre destinataire.
De la même manière, n’oubliez pas les formules de politesse pour conclure votre courriel professionnel.
4. Écrire son email professionnel sans adapter le ton
Vaut-il mieux adapter un ton familier ou plus formel ?
En réalité, tout dépend de votre interlocuteur.
Vous ne vous adresseriez sûrement pas de la même manière à un collègue qu’à un client ! Le ton doit être le même que celui utilisé à l’oral.
L’utilisation des smileys, là aussi, dépendra de votre relation avec votre interlocuteur. Dans une stratégie marketing, néanmoins, ils peuvent ajouter un côté enjoué et chaleureux.
Par ailleurs, évitez d’utiliser un jargon trop technique si votre destinataire n’a pas la même expertise que vous. Si vous n’avez pas le choix, explicitez les termes employés en quelques mots.
Enfin, ne recourez pas excessivement à des majuscules ou à des points d’exclamation : à l’écrit, ils peuvent donner un ton agressif.
5. Dernière erreur : ne pas se relire avant l’envoi de son courriel
Qui n’a pas déjà eu droit au fameux « c’est mieux avec la pièce jointe » ?
Ou reçu un email bourré de fautes grammaticales ?
Pour éviter ces erreurs courantes, pensez bien à vérifier les points suivants :
le fichier à transmettre a bien été téléchargé dans votre email ;
vous n’avez pas laissé de faute d’orthographe ;
les informations sont claires et l’email va droit au but. Ceci est d’autant plus important dans le cadre d’une stratégie de communication digitale.
Vous ignorez comment adapter vos newsletters à vos interlocuteurs. Vous vous demandez comment rédiger des emails pro de manière efficace ? Faites appel à notre équipe de professionnels du marketing : de la rédaction à la correction, nous vous accompagnons dans tout le processus de l’emailing !